Die repräsentative Funktion einer Geschäftsadresse ist gegenüber Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten nicht zu unterschätzen. Wer nicht gleich seinen Unternehmensstandort an einen der angesagten Standorte verlegen kann oder möchte, der findet mit dem Service eines Virtual Office eine attraktive Alternative. Was sich dahinter verbirgt und welche Vorteile für Unternehmen hiermit verbunden sind, das haben wir uns genauer angesehen.
Warum ist der Standort wichtig für das Unternehmensimage?
Die Wahl eines geeigneten Unternehmensstandorts ist von vielen Faktoren abhängig. Dazu gehören unter anderem die historische Bindung an einen Standort, der Kostenfaktor und die benötigte Infrastruktur. Repräsentative Firmenstandorte erfüllen diese Ansprüche häufig nicht in zufriedenstellendem Ausmaß, sind für das Unternehmensimage jedoch von enormer Bedeutung. Einen Ausweg aus dieser Zwickmühle bietet der Service des Virtual Office. Hierbei können Firmen beispielsweise ein Virtual Office in Berlin mieten und dadurch vom Image der hippen Großstadt als Standort für junge, moderne und aufstrebende Unternehmen profitieren. Der eigentliche Firmensitz mit Produktionsstätten muss hingegen nicht verlegt werden und kann an seinem traditionellen Standort bestehen bleiben.
Was ist ein Virtual Office und welche Services gibt es?
Bei einem Virtual Office wird einem Unternehmen in erster Linie eine Geschäftsadresse zur Verfügung gestellt, an die Kunden und Geschäftspartner beispielsweise Post versenden können. Diese Anschrift wird im Schriftverkehr auf Briefbögen, Rechnungen, Internetseiten und bei Publikationen verwendet. Außerdem ist meistens auch die Annahme von Telefonaten oder die Vergabe einer Telefonnummer mit regionaler Vorwahl und Weiterleitung auf ein anderes Endgerät im Servicepaket enthalten oder kann hinzu gebucht werden. Darüber hinaus findet eine Weiterleitung der im Virtual Office eingehenden Post an eine angegebene Adresse statt. Das Intervall der Postweiterleitung kann von Anbieter zu Anbieter variieren.
Zusätzlich ist es meistens möglich, vor Ort vorhandene Besprechungs- und Konferenzräume mit vorhandener technischer Ausstattung gegen Gebühr zu nutzen, wenn man beispielsweise Verhandlungen mit Geschäftspartnern an einem repräsentativen Standort führen möchte. Wichtig bei der Auswahl eines Anbieters für das geplante Virtual Office ist, dass die Anschrift ohne c/o oder c.o. vom Unternehmen genutzt werden kann.
Für wen lohnt sich ein Virtaul Office?
Interessant ist der Service eines Virtual Office beispielsweise für Selbstständige und Freiberufler, die überwiegend von Zuhause aus arbeiten und keine weitere Geschäftsadresse haben. Möchte man geschäftliche Post nicht an seine Privatanschrift erhalten, kann ein Virtual Office als offizielle Geschäftsadresse genutzt werden. Allerdings profitieren auch mittelständische und große Unternehmen mit einer oder mehrerer Betriebsstätten von einem solchen Service. In diesen Fällen fördert eine Geschäftsadresse an einem attraktiven und bekannten Standort das vertrauenswürdige Image des Unternehmens.
Ebenso kann ein Virtual Office interessant sein, wenn ein neuer Markt erschlossen werden soll und man sich eine regionale Firmenadresse wünscht. Das gilt übrigens nicht nur für in Deutschland ansässige Firmen, sondern auch für Konzerne aus dem Ausland.