Arbeitgebende sind verpflichtet, mit der Zahlung eines Arbeitsentgeltes eine Abrechnung zuzustellen. Die sogenannte Entgeltabrechnung dokumentiert die Lohngestaltung über einen festgelegten Zeitraum. Die klassische Form der Ausstellung ist die Papierform.
Immer häufiger gehen Unternehmen den Weg, eine digitale Gehaltsabrechnung zu erstellen. Die Vorteile liegen in der Zeitersparnis und in den geringeren Kosten gegenüber der Papierform. Drucken, sortieren, falzen und versandfertig machen sind viele Handgriffe, die zum Auszahlungstag erfüllt werden müssen. Der Aufwand und die Kosten einer digitalen Abrechnung sind deutlich geringer. Vor der Umstellung auf ein papierloses Abrechnungssystem sollten einige Punkte beachtet werden.
Gibt es einen Anspruch auf die Papierform?
Für die Form einer Entgeltabrechnung gibt es einen Gesetzespassus, der besagt: „Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgeltes eine Abrechnung in Textform zu erteilen.“ Dieser Gesetzestext beinhaltet für die Ausstellung der Abrechnung zwei wichtige Punkt. Das eine ist die Textform, die laut Gesetz folgende Bedingungen erfüllen muss: „… eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden.“ Diese Bedingung erfüllt eine digitale Gehaltsabrechnung dann, wenn der Empfänger die Erklärung persönlich erhält und diese Speichern und unverändert wiedergeben kann.
Ein PDF ist ein geeignetes Dokument, da es vom Empfänger persönlich ausgedruckt oder auf einem Speichermedium aufbewahrt werden kann. Die zweite Formulierung ist „zu erteilen.“ Arbeitergebende sind verpflichtet, die Abrechnung nicht nur zur Verfügung zu stellen. Beschäftigte müssen die Zustellung ohne Aufwand bemerken können. Zusätzlich müssen alle Empfänger ausdrücklich der elektronischen Zustellung der Entgeltabrechnung zugestimmt haben.
Vorteile der digitalen Entgeltabrechnung
Sowohl die Papierform als auch die elektronische Abrechnung sind inhaltlich identisch. Die digitale Form der Abrechnung hat dennoch viele Vorteile, die zum Teil aus den Nachteilen von Papier resultieren. Hand aufs Herz, sobald das Geld auf dem Konto verbucht ist, ist die Abrechnung unwichtig. Das Abheften ist mühsam und im Laufe eines Arbeitslebens füllen die Gehaltsabrechnungen und ihre Korrekturen zahlreiche Ordner. Nicht selten, dient sie noch als Untersetzer, bevor das eigentlich wichtige Dokument im Aktenvernichter ein Ende findet.
Gehaltsabrechnungen sollten immer sorgfältig aufbewahrt werden und in einer digitalen Form ist dies platzsparend und dauerhaft möglich. Kein Verblassen der Zahlen und mit einem strukturierten Ordnungssystem kann die Abrechnung zu jeder Zeit abgerufen werden. Besonders für die Klärung der Rentenansprüche ist die Speicherung sinnvoll. Jedes Blatt Papier, das eingespart wird und jede Tonerkartusche, die nicht genutzt wird, sind gut fürs Klima und machen ein Unternehmen umweltfreundlicher.
Gleichzeitig werden über den geringeren Verbrauch und die Zeitersparnis die Betriebskosten gesenkt. Digitale Post, die einem Empfänger in einem geschützten Postbereich zugestellt wird, ist ein Gewinn für die Sicherheit. Offene Ausdrucke können von vielen Augen gelesen werden und die vertraulichen Informationen über das Gehalt sind eine private Information, die Vertraulichkeit verlangt.