Hinter einer Car Policy verbirgt sein ein Regelwerk, das die Nutzung des Fuhrparks eines Unternehmens regelt. Es handelt sich dabei um firmeninterne Vorgaben, die sich an den jeweiligen Aufgaben und an die vorhandene Unternehmensflotte richtet. Erfasst werden zum Beispiel Vorgaben zur Fahrzeugnutzung und welche Beschäftigten welches Fahrzeug nutzen dürfen. Festgelegt sind auch die Modelle und die Fahrzeugklassen, die als Dienstwagen infrage kommen.
Die Car Policy kann zusätzlich mit Verhaltensregeln ergänzt werden. So kann ein Rauchverbot im Fahrzeug festgelegt werden oder ein Reinigungsintervall bestimmt werden. Der Regelkatalog erfasst die Rechte und Pflichten im Umgang mit einem Firmenwagen und sorgt für große Erleichterung im innerbetrieblichen Ablauf.
Eine Car Policy ist gut investierte Zeit
Eine Dienstwagenordnung gibt es nicht als Vordruck oder als Musterkatalog. Es ist auch nicht verpflichtend, eine Car Policy zu erstellen. Unternehmen, die sich dennoch der Aufgabe stellen, werden die vielen Details, die festgehalten werden können, zunächst als Herausforderung empfinden. Die Zeit und Arbeit ist jedoch außergewöhnlich gut invertiert und die Verordnung bietet viele Vorteile. Der zeitintensive Prozess der Auslieferung von Fahrzeugen an die Beschäftigten vereinfacht sich deutlich und die Beschäftigten bewegen sich in einem Rahmen aus Regeln.
Über die Vorgaben zur Neuanschaffung bleibt es bei skalierbaren Kosten und das festgelegte Firmenimage wird eingehalten. Der Fuhrpark erhält eine kontrollierte Struktur und folgt einem einheitlichen Bild. Regeln bieten Sicherheit im Umgang mit den Fahrzeugen und jeder kennt die gesetzten Erwartungen. Im Gegenzug erhalten alle berechtigten Beschäftigten die Zusage, einen Dienstwagen nutzen zu können und haben durch die Regelungen das Gefühl der Gleichbehandlung.
Wie soll der Fuhrpark strukturiert sein?
Die Dienstwagenordnung muss ins Budget des Unternehmens passen. Um diese Vorgaben zu erfüllen, sollte zunächst ein Kreis der berechtigten Nutzer und Nutzerinnen festgelegt werden. Wichtig ist zusätzlich, für welche Aufgaben ein Dienstwagen genutzt werden darf. Im nächsten Schritt können die Fahrzeugklassen und Modelle festgelegt werden, die für eine Anschaffung infrage kommen. Die Begrenzung des Kaufpreises ist wirtschaftlich sinnvoll. In großen Unternehmen können unterschiedliche Berechtigungsgruppen definiert werden. Ein berechtigter Punkt ist die private Nutzung des Fuhrparks, der sorgfältig ausgearbeitet werden sollte, damit es keine Missverständnisse gibt.
Wie groß soll die Außenwirkung sein?
Vor der Festlegung der Anschaffungsregelungen sollte ein Image für den Fuhrpark erstellt werden. Unternehmen, die großen Wert auf Nachhaltigkeit legen, sollten dies offen zeigen und den Schritt in die E-Mobilität wagen oder auf umweltfreundliche Antriebsarten setzen. Bei einem imageorientierten Fuhrpark ist die Repräsentierbarkeit der Fahrzeuge wichtig. Statussymbole sind komfortable Fahrzeuge mit einer hochwertigen Ausstattung oder Fahrzeuge mit einer großen Motorleistung. Beide Fahrzeugvarianten haben eine hohe motivierende Wirkung auf die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die zur Nutzung dieser Modelle berechtigt sind. Wichtig für die Umsetzung einer Car Policy ist die Akzeptanz der Beschäftigten.