Betriebsergebnis berechnen: Definition, Formel und Beispiele

Unter allen Kennzahlen, die das moderne Rechnungswesen kennt, ist das Betriebsergebnis das große Finale: Viel läuft darauf hinaus, dass das Betriebsergebnis, auch einfach als Gewinn bezeichnet, die Grundlage für weitere wichtige Erwägungen bildet. Dazu zählen die Frage, wie viel Ergebnis da ist, um es an die Gesellschafter auszuschütten. Und natürlich bildet der unternehmerische Gewinn auch die Bemessungsgrundlage für viele Steuerarten.

Selbstständige, Gewerbetreibende, Land- und Forstwirte, aber auch große Firmen und Konzerne haben daher ein berechtigtes Interesse, möglichst alle jährlichen Aufwendungen im Betriebsergebnis geltend zu machen.

Betriebsergebnis berechnen: Grundlegende Informationen

Paragraph 4 des Einkommensteuergesetzes (EStG) fasst zwei Methoden der Gewinnermittlung zusammen: Einmal die Einnahmen-Überschussrechnung nach §4 Abs. 3 EStG, und einmal die komplexere Bilanzierung nach §4 Abs. 1 EStG. Bei der Einnahmen-Überschussrechnung (wegen der Nummerierung des maßgebenden Paragraphen auch 4/3-Rechnung genannt) ist die Errechnung des Betriebsergebnisses schnell erläutert. Die Formel lautet:

Einnahmen – Ausgaben = Gewinn

Bei Bilanzierern wird das Betriebsergebnis durch Vergleich des Eigenkapitals zwischen letztem Jahr und aktuellem Jahr ermittelt. Jedoch spielen auch Privatentnahmen und -einlagen eine Rolle:

• Eigenkapital des aktuellen Jahres
• – Eigenkapital des Vorjahres
• + Privatentnahmen des aktuellen Jahres
• – Privateinlagen des aktuellen Jahres
• = Gewinn

Was ist betrieblich, was privat?

Im Idealfall sollten Unternehmer immer das Betriebliche vom Privaten trennen. In der Praxis ist das oft kaum machbar. So werden beispielsweise private Gelder verwendet, um die eigene klamme Kasse aufzustocken oder Rechnungen zu bezahlen. Beides nennt man Privateinlagen. Umgekehrt gibt es auch Privatentnahmen, bei denen Geld aus dem Betriebsvermögen privat verwendet wird, aber auch Sach- und Leistungsentnahmen. Ein Beispiel für eine Sachentnahme wäre es, wenn ein Fahrradhändler eines seiner Fahrräder, das er eigentlich für den Weiterverkauf vom Großhändler erworben hat, jetzt zu sich nach Hause nimmt und selber damit in seiner Freizeit fährt. Eine Leistungsentnahme dagegen läge vor, wenn der Geschäftsführer eines Dachdeckerbetriebs das Dach seines eigenen Hauses neu decken lässt.

Es gilt grundsätzlich: Privatentnahmen und -einlagen dürfen keinen Einfluss auf den Gewinn haben und das Betriebsergebnis nicht verfälschen. Deswegen wird die Entnahme von Bargeld aus der Ladenkasse für private Zwecke auf ein Privatkonto gebucht, das das Jahresergebnis nicht beeinflusst. Bei Sach- und Leistungsentnahmen muss sogar eine Einnahme gebucht werden, da man ja ursprünglich für das entnommene Gut auch Ausgaben geltend gemacht hat. Bezogen auf den Fahrradhändler heißt das, dass er bei Entnahme des Fahrrads dessen Teilwert (was man aktuell dafür zahlen würde, um das gleiche Radmodell nochmal beim Großhändler zu erwerben) als Einnahme verbuchen muss – der Gewinn steigt, die Steuerlast erhöht sich.

Oft muss auch die private Nutzung von Firmen-PKWs und Telefonen nachträglich als Gewinn verbucht werden. Man hat deren Anschaffung schließlich als Ausgaben geltend gemacht, also wird deren Privatnutzung nun zu einem Teil (für den PKW kann man den genauen, privat gefahrenen Kilometeranteil per Fahrtenbuch ermitteln) wieder als Einnahme dem Ergebnis hinzugefügt.

Betriebsergebnis berechnen: Nicht zulässige Betriebsausgaben im Überblick

Darüber hinaus müssen Unternehmer darauf achten, dass bestimmte Ausgaben zwar betrieblich veranlasst sein mögen, jedoch den Gewinn trotzdem nicht schmälern dürfen. Beispiele für solche Ausgaben sind:

• Geschenke an Geschäftspartner mit einem Anschaffungspreis von mehr als 35 Euro netto
• 30% aller Bewirtungsaufwendungen
• Aufwendungen für die eigenen Verpflegungen bzw. die der Angestellten auf Geschäftsreisen, welche die derzeit geltenden Verpflegungs-Pauschbeträge überschreiten
• Aufwendungen fürs private Arbeitszimmer, welche den Betrag von 1.250 Euro überschreiten (es sei denn, das Arbeitszimmer stellt den Mittelpunkt der gesamten Tätigkeit dar)
• Bußgelder

Es besteht dabei ein Unterschied zwischen dem Handelsrecht und dem Steuerrecht. Nach handelsrechtlichen Gesichtspunkten sind solche Ausgaben unbedenklich und dürfen das Betriebsergebnis auch verringern, aber für die Besteuerungsgrundlage müssen sie wieder zum Gewinn hinzugerechnet werden.

Steuern als Betriebsausgaben

Niemand zahlt sie gerne, aber kann die Aussicht auf eine Geltendmachung der Steuerzahlung den Zahlvorgang aus Sicht des Zahlenden etwas versüßen? Es kommt darauf an: auf die Gewinnermittlungsart und die Steuerart. Die Umsatzsteuer, die man für seine Erlöse abführen muss, wird nur bei einfachen Überschussrechnern als Gewinn verbucht. Umgekehrt soll dann die Mehrwertsteuer, die selbst für jede eingehende Rechnung bezahlt wird, auch Vorsteuer genannt, als Ausgabe geltend gemacht werden. Bei Bilanzierern haben Umsatz- und Vorsteuer keinen Einfluss auf den Gewinn. Stattdessen stellt sich die Umsatzsteuer für Erlöse in der Bilanz als Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt dar, und die Vorsteuer gilt als Forderung.

Die Gewerbesteuer, welche von den Gemeinden direkt abgeführt wird, gilt seit dem Jahr 2008 nicht mehr als abzugsfähige Betriebsausgabe. Das gleiche gilt für die Nebenleistungen, die auf sie entfallen. Beispiele für solche Nebenleistungen sind Verspätungs- oder Säumniszuschläge. Die Einkommensteuer darf zwar vom betrieblichen Bankkonto aus überwiesen werden, aber als Personensteuer ist sie Privatentnahme und darf daher nicht das Betriebsergebnis beeinflussen. Ebenso nicht abzugsfähig ist die Körperschaftssteuer, da sie auch als Personensteuer gilt. Nur werden hier nicht natürliche, sondern juristische Personen wie GmbHs besteuert.

Abschreibungen im Betriebsergebnis

Ein zentrales Thema bei der Gewinnermittlung sind die Abschreibungen des Anlagevermögens, fachlich auch als Absetzung für Abnutzung bezeichnet. Anlagevermögen sind Gegenstände, Fahrzeuge und Immobilien, die für gewöhnlich mehr als ein Jahr im Unternehmen verbleiben sollen und nicht für den Weiterverkauf gedacht sind. Ab einem gewissem Wert, in dem sie keine geringwertigen Wirtschaftsgüter mehr darstellen (Wert 2020: 800 Euro netto), muss man den Aufwand für den Kauf der Güter über die Jahre abschreiben. Man kann also keinen Firmen-PKW für 49.000 Euro kaufen und erwarten, dass dieser Betrag das Betriebsergebnis im selben Geschäftsjahr in voller Höhe senkt.

Über wie viele Jahre sich die Abschreibung des Anlageguts verteilt, hängt von dessen gewöhnlicher Nutzungsdauer ab. Ein PC hat zum Beispiel nur eine Nutzungsdauer von 3 Jahren, ein PKW wird in 6 Jahren abgeschrieben, und ein haltbarer Stahlschrank gar in 14. Neben der regulären Abschreibung gibt es auch noch Sonderabschreibungen, die zum Zuge kommen, wenn ein Anlagegut durch einen Schaden nachweislich und dauerhaft in seinem Wert beeinträchtigt wurde. Findige Unternehmer kalkulieren mit Abschreibungen lange im Voraus: Sie wissen zwar, dass sie für ein teures Gerät erst einmal nur einen Bruchteil des Anschaffungskosten im Betriebsergebnis geltend machen können, doch dafür werden dann die Ergebnisse vieler kommender Jahre ebenso verringert.

So senken die Abschreibungen immer wieder den Gewinn und die Steuern, ohne dass dafür etwas aktiv getan werden muss.

Bestandsveränderungen im Inventar

Viele Unternehmen betreiben einen regen Warenverkehr. Sie kaufen Waren und Rohstoffe von anderen Händlern ein, lagern sie oder verarbeiten sie weiter, und verkaufen sie wiederum an ihre Geschäftspartner oder Privatkunden. Es besteht eine gesetzliche Pflicht für jeden Kaufmann, Inventur über solche Warenbestände zu führen. Gemäß § 240 HGB (Handelsgesetzbuch) muss deswegen zum Ende eines jeden Geschäftsjahres eine genaue Auflistung aller Vermögensgegenstände und Schulden nach Art, Menge und Wert erstellt werden.

Im Zuge der Gewinnermittlung kommt es darauf an, wie sich der Warenbestand zum Stichtag gegenüber der Zählung für das letzte Geschäftsjahr verändert hat. Sollte sich der Bestand im Vergleich zum Vorjahr erhöht haben, wird diese Erhöhung dem Warenaufwandskonto gegen gebucht. Konkret bedeutet das unter Anschauung des T-Konten-Prinzips: Das Bestandskonto wird wegen der Erhöhung im Soll gebucht, entsprechend findet die Buchung im Warenaufwandskonto im Haben statt. Da das Aufwandskonto jedoch für gewöhnlich ein Soll-, sprich ein Verlustposten in der Gewinn- und Verlustrechnung ist, stellt diese Abschlussbuchung eine Verringerung dieser zentralen betrieblichen Ausgabe dar.

Betriebsergebnis berechnen: Beispiele

Hat man beispielsweise 50.000 Euro netto im Geschäftsjahr 2020 an den Einkauf von Waren aufgewendet, jedoch dafür Waren im Wert von 20.000 Euro auf Lager, während der Bestand Ende 2019 noch einen Warenwert von 14.000 Euro aufwies, so ist der Warenbestand um den Wert von 6.000 angewachsen. Nun müssen diese 6.000 Euro im Jahresabschluss von den 50.000 Euro des Warenaufwandskontos abgezogen werden, damit beträgt der tatsächliche Warenaufwand nur 44.000 Euro. Da sämtliche Aufwandskonten zu einer Verlustsumme addiert werden, hat sich diese Summe ebenfalls um 6.000 Euro verringert.

Entsprechend erhöht dies den Gewinn um 6.000 Euro, und damit auch die Steuerlast, zum Unmut des Unternehmers. Umgekehrt bedeutet natürlich ein leereres Inventar im Vergleich zum Vorjahr mehr Warenaufwand, entsprechend mehr Verlust, entsprechend niedrigeren Gewinn, entsprechend niedrigere Steuern.