E-Rechnungen sind ein Thema, mit dem sich jedes deutsche Unternehmen auseinandersetzen sollte. Aufgrund neuer Regelungen werden diese nämlich bald zur Verpflichtung.
Inhaltsverzeichnis
Was sind E-Rechnungen?
Als E-Rechnungen bezeichnet man digitale Rechnungen, die in einem strukturierten, elektronischen Format erstellt, übertragen und verarbeitet werden. Sie enthalten Datenformate, die es ermöglichen, dass die Inhalte automatisch in Buchhaltungssysteme eingefügt werden können. Hier ist wichtig zu beachten, dass weder traditionelle Papierrechnungen noch PDF-Rechnungen als E-Rechnung gelten. Das liegt daran, dass sie nicht automatisch in die Buchhaltung eingelesen werden können, sondern immer auch manuell eingetragen werden müssen.
E-Rechnungen – Änderung in der Gesetzgebung
Im Februar 2024 wurde von der deutschen Legislative entschieden, bürokratische Hürden abzubauen, um das Wirtschaftswachstum zu fördern und anzukurbeln. Im Zuge dieser Entscheidung kamen auch die neuen Richtlinien für E-Rechnungen, die deutsche Unternehmen einhalten müssen.
Die Umsetzung der Vorgaben soll gestaffelt ablaufen und sieht wie folgt aus:
- Januar 2025: Jedes deutsche Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
- Januar 2027: Wenn ein Unternehmen einen Jahresumsatz von mehr als 800.000 € erwirtschaftet, muss es alle Rechnungen elektronisch ausstellen.
- Januar 2028: Alle deutschen Unternehmen müssen ihre Rechnungen in Form von E-Rechnungen ausstellen.
Diese E-Rechnung-Pflicht gilt für alle deutschen Unternehmen und muss, wie oben aufgeführt, umgesetzt werden.
Wichtige Merkmale von E-Rechnungen und wie sie in Deutschland aussehen sollen
E-Rechnungen müssen bestimmte Merkmale erfüllen. Das ist wichtig, damit sie von jedem Unternehmen gleichermaßen ausgestellt und empfangen werden können.
Die drei wichtigsten Merkmale von E-Rechnungen sind:
- Strukturiertes Format: Die Daten sind in einem strukturierten Format formuliert, was bedeutet, dass sie maschinell lesbar sind. So kann der Rechnungsprozess automatisiert werden.
- Standardisiertes Format: Die normale E-Rechnung ist in der Regel an dem X-Standard für Rechnungsausstellungen orientiert. Wenn sich alle Unternehmen an diesen Standard halten, kann bei der Verschickung, dem Empfang und der Verarbeitung von E-Rechnungen wenig schief gehen.
- Rechtliche Anforderungen: Für die Erstellung und den Austausch von E-Rechnungen gelten bestimmte Richtlinien, die von Unternehmen eingehalten werden müssen.
Ein Beispiel dafür ist das standardisierte Format, was es nicht nur Unternehmen untereinander ermöglicht, Rechnungen anzuschauen und zu verarbeiten, sondern auch Behörden die Möglichkeit gibt, Finanzflüsse nachzuvollziehen.
Die Vorteile von E-Rechnungen
Die Einführung der E-Rechnungen für deutsche Unternehmen bringt viele Vorteile mit sich. Sie erleichtert sowohl den Unternehmen selbst die Arbeit als auch den Behörden. Der wichtigste Vorteil von E-Rechnungen ist die Effizienz. Durch die automatische Verarbeitung der Daten wird Zeit gespart und es können Fehler vermieden werden, die bei der manuellen Eingabe schnell unterlaufen können. Durch die ersparte Arbeit kommt es natürlich auch zu Kostenersparnissen. Ist das System für die E-Rechnungen einmal eingerichtet, bedarf es keiner Arbeitskraft, die Daten überträgt.
Aufgrund der schnellen Übertragung der Daten können Zahlungsabwicklungen zwischen Unternehmen zügiger und effizienter ablaufen. Lange Wartezeiten auf postalisch zugestellte Rechnungen sind hier kein Problem mehr. Abschließend ist die Verwendung von E-Rechnungen auch nachhaltiger als die Ausstellung von Papierrechnungen. Es wird weniger Papier verbraucht und es benötigt keinerlei CO2-Ausstoß, der bei der Auslieferung der Rechnungen entstehen würde. Dadurch können Unternehmen effizient ihren ökologischen Fußabdruck verkleinern.