Damit eine Kündigung rechtskräftig ist, muss man bestimmte Vorgaben beachten. Welche Vorgaben es diesbezüglich gibt und was in einem Kündigungsschreiben nicht fehlen darf, das haben wir zusammengefasst.
Kündigungsfristen beachten
Ein wichtiger Aspekt bei Kündigungen ist die Beachtung der Kündigungsfrist. Diese kann wahlweise dem geschlossenen Vertrag entnommen oder in den allgemeinen Geschäftsbedingungen des Vertragspartners nachgelesen werden. Kündigungsfristen fallen je nach Art des Vertrags sehr unterschiedlich aus. Das Kündigen von Versicherungen, Verträgen mit Fitnessstudios, Telekommunikationsanbietern und ähnlichem ist oft nur mit einer jährlichen Frist möglich. Mietverträge haben meistens eine Frist von drei Monaten zur Kündigung und Lieferantenverträge, Abos und ähnliches lassen sich teilweise sogar innerhalb von vier Wochen kündigen. In jedem Fall muss das Kündigungsschreiben vor Ablauf der Frist beim Vertragspartner eingehen.
Um das in besonders zeitkritischen Fällen zu gewährleisten, lohnt sich die Zustellung des Kündigungsschreibens per Eiltransport oder Kurierdienst. Kurierdienstleistungen sind meistens mit Zustellung am gleichen Tag buchbar und stellen dadurch die fristgerechte Zustellung sicher. Außerdem erhalten Kunden einen Nachweis über die Zustellung durch den Kurierdienst. Gerade bei sehr langen Kündigungsfristen ist ein Versäumnis der fristgerechten Kündigung ärgerlich und mit Zusatzkosten für eine weitere Laufzeit verbunden. In solchen Fällen bietet der Kurierdienst auch am letztmöglichen Kündigungstag noch eine pünktliche Zustellung an, die auf dem gewöhnlichen Postweg nicht mehr möglich wäre.
Kündigungsschreiben richtig formulieren
Damit eine Kündigung rechtskräftig ist, muss sie als schriftliches Dokument angefertigt und handschriftlich unterschrieben werden. Ausnahmen für rein elektronische Kündigungen sind zwar relativ selten möglich, einige Anbieter akzeptieren diese Form mittlerweile jedoch. Beim Anfertigen des Kündigungsschreibens sollte neben der Angabe persönlicher Daten wie Name und Adresse auch die vorhandene Kunden-, Vertrags- oder Personalnummer aufgeführt werden. Ebenso gehört die vollständige Anschrift des Vertragspartners in den Briefkopf. Hier muss auch das korrekte Datum angegeben werden. In der Betreffzeile muss das Wort „Kündigung“ vorkommen. Außerdem ist in der Kündigung zu nennen, zu welchem Zeitpunkt der bestehende Vertrag gekündigt wird.
Den Grund für die Kündigung muss man übrigens nicht angeben, solange eine fristgerechte Kündigung erfolgt. Hier reicht die Mitteilung der Kündigung ohne weitere Angabe von Gründen. Lediglich eine fristlose Kündigung muss unter Berücksichtigung aktuell geltender Vorgaben begründet werden. Fristlose Kündigungen sind nur aus besonderem Grund wie beispielsweise bei Vertragsänderungen durch den Vertragspartner zulässig. Auch hierbei ist zu beachten, dass fristlose Kündigungen innerhalb einer bestimmten Frist nach Eintreten des außerordentlichen Kündigungsgrundes beim Vertragspartner eingehen müssen. Die hierbei gültige Frist kann unterschiedlich ausfallen und ist im Einzelfall zu klären.
Um Bestätigung der Kündigung bitten
In den meisten Fällen ist es zudem sinnvoll, den Vertragspartner um eine Bestätigung der Kündigung mit Nennung des Kündigungstermins zu bitten. Sollte es später zu Schwierigkeiten bei der Umsetzung kommen, kann sich der Kunde auf diese Bestätigung berufen.