Buchhaltung für Trödler: Welche Möglichkeiten gibt es?

Der Trödelhandel kann sehr erfolgreich sein. Bei überschaubarem Aufwand winken teilweise recht hohe Margen, wenn die Händlerinnen und Händler ein Gespür für Dinge haben, die sich billig ankaufen und mit gutem Gewinn weiterverkaufen lassen.

Eine eigene Produktion ist nicht erforderlich, bestenfalls sollten gewisse Lagerkapazitäten vorhanden sein. Die Buchhaltung ist ebenfalls überschaubar: Sie muss die Aufwendungen für den Ankauf, das Lager und einige kleine Nebenkosten sowie die Erlöse durch den Verkauf erfassen. Dafür genügt eine leicht zu bedienende Buchhaltungssoftware. Wir stellen einige Beispiele vor.

Was bedeutet es Trödler zu sein und wie funktioniert das eigentlich mit der Buchhaltung?

Er hat eine sehr lange Tradition auf Wochenmärkten und ist längst im Internet angekommen. Trödelhändler können dort nach Schnäppchen beispielsweise aus Haushaltsauflösungen suchen und sie auf diversen Plattformen verkaufen. Die größte Herausforderung besteht darin, den Wert der Dinge angemessen zu beurteilen. Außerdem gilt es, die richtigen Zielgruppen zu definieren und sie angemessen anzusprechen. Natürlich müssen die Händler ihren An- und Verkauf auch betriebswirtschaftlich sinnvoll gestalten. Sie gehen in Vorleistung, weil sie die Waren zunächst ankaufen.

Zu beachten ist dabei, ob sie dem privaten Verkäufer eine Mehrwertsteuer zahlen, die sie beim Verkauf ihrem Kunden in Rechnung stellen. Das muss buchhalterisch exakt erfasst werden. Wenn sie unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fallen, weil sie im letzten Jahr unter 22.000 Euro und im laufenden Jahr maximal 50.000 Euro umsetzen, können sie auf die Mehrwertsteuer beim An- und Verkauf komplett verzichten. Das wäre in diesem Gewerbe sehr vorteilhaft, weil viel unkomplizierter. Häufig wirft ein Trödelhandel nicht mehr ab.

Preisfindung beim Handel

Die Preisfindung ist schwer, weil es für Trödel keine festen Preise, sondern allenfalls grobe Orientierungswerte gibt. Die Preisgestaltung ist für den Erfolg des Geschäfts ein fundamentaler Faktor. Im Idealfall können die Händler ein Stück sehr günstig einkaufen und mit einem Aufschlag von 100 % oder gar noch mehr verkaufen, weil manche Menschen für Liebhaberstücke Preise deutlich über dem Schätzwert zahlen. Auch beim Einkauf lässt sich viel sparen, weil bei Haushaltsauflösungen viele Dinge verschleudert werden: Sie sollen einfach weg und noch ein wenig einbringen.

Die Besitzer (vielfach Erben) machen sich oft wenig Gedanken über den tatsächlichen Wert. Das führt zu hohen wirtschaftlichen Potenzialen beim Trödelhandel. Wenn der Händler über entsprechendes Verhandlungsgeschick verfügt und den Artikeln eine individuellen Geschichte geben kann, ist er sehr erfolgreich. Nicht zuletzt gehört Expertise zur Preisfindung: Was ist denn ein Porzellanservice der Manufaktur XY aus dieser und jener Epoche eigentlich wert?

Online oder stationär?

Ein reiner Onlinehandel spart die Anmietung eines Ladengeschäfts, ist aber mit Lagerhaltung und Versand verbunden. Das stationäre Geschäft verursacht durch die Ladenmiete deutlich mehr Kosten, grenzt die Kundschaft auf eine begrenzte Umgebung ein und bindet die Händlerin an die Ladenöffnungszeiten. Der Vorteil besteht darin, dass viele Käuferinnen und Käufer die Dinge sehen und anfassen möchten. Außerdem können sie im Laden direkt über den Preis verhandeln. Solche Verhandlungen gehören zum Trödelhandel einfach dazu.

Wie funktioniert die Buchhaltung beim Trödelhandel?

Idealerweise legt sich die Händlerin eine Buchhaltungssoftware zu. Gerade im Bereich der geringen Umsätze von Kleinunternehmern lohnt sich ein Steuerberater oft nicht wirklich und ist manchmal gar nicht zu finden. Beispiele für einfach zu bedienende Softwarelösungen, die für dieses Geschäft vollends genügen, wären:

• DATEV
• Zervant
• GetMyInvoices.com
• Sage 50 Connected
• Lexoffice
• orgaMAX
• sevDesk

Schauen wir uns diese Lösungen etwas genauer an. Viele Features ähneln sich. Damit präsentieren wir gleichzeitig einen Überblick über die Anforderungen an so eine Steuersoftware.

DATEV

DATEV digitalisiert das Rechnungswesen komplett. Die Software, die auch Steuerberater sehr gern nutzen, bietet eine automatisierte Verarbeitung, digitales Belegbuchen und neuerdings auch Buchungsvorschläge durch eine KI an. Für ein etwas umfangreicheres Geschäft ist die Lösung sehr zu empfehlen.

Zervant

Dieses Programm, das es auch als App gibt, bietet für Kleinunternehmer ein kostenloses Rechnungsprogramm an. Es ist allerdings auf die Abrechnung für maximal fünf Kunden beschränkt. Für den Start wäre das zu empfehlen. Wenn die Software gefällt, bucht der Händler bei wachsendem Geschäft die kostenpflichtige Version.

GetMyInvoices.com

Dieser Anbieter stellt eine Cloud-basierte und recht umfassende Buchhaltungslösung zur Verfügung, die sich speziell an Kleinunternehmer*innen richtet. Unter anderem ist der automatische Import von Rechnungen möglich.

Sage 50 Connected

Das Tool ist sehr zuverlässig und dabei höchst benutzerfreundlich. Es deckt die Bereiche Buchhaltung, Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft für kleine Unternehmen ab. Wie die anderen vorgestellten Softwarelösungen ist auch Sage 50 Connected GoBD-zertifiziert.

Lexoffice

Lexoffice bietet Lösungen für jede Projektgröße an, so auch für den kleinen Trödelhandel. Das Portfolio der Funktionen ist insgesamt sehr umfangreich. Wer mit seinem Geschäft wachsen will, sollte möglicherweise auf diese Software setzen. Es ist mit ihr auch möglich, einen Onlineshop anzubinden.

Software orgaMAX

Wiederum handelt es sich um eine etwas umfangreichere Software, die neben dem Buchhaltungsprogramm auch die Rechnungsstellung, Warenwirtschaft, Office, CRM und Statistiken abdeckt. Eigentlich handelt es sich um eine Bürosoftware, mit der sich Unternehmen unterschiedlichster Größenordnungen verwalten lassen.

Software sevDesk

Diese Buchhaltungssoftware nutzen Freelancer, aber auch die Verwalter größerer Unternehmen. Zu ihren Features gehören die Angebots- und Rechnungsstellung, die Warenwirtschaft und natürlich auch die Buchhaltung. Für Kleinunternehmer bietet sevDesk an, jede Rechnung automatisch nach der Kleinunternehmerregelung zu erstellen. Auch die EÜR erledigt die Software.

Buchhaltung für Trödler: Unser Fazit

Die Buchhaltung können Trödelhändler mit einem mehr oder weniger umfassenden Tool selbst erledigen. Viele Softwareangebote wurden speziell für Kleinunternehmer entwickelt. Im günstigsten Fall ist eine Einstiegsversion sogar kostenlos zu haben. Wir nennen diese Lösungen nur beispielgebend. Es gibt noch viel mehr Softwareangebote für die Buchhaltung von kleinen Unternehmen.