Unter Controlling wird ein betriebswirtschaftliches Steuerung- und Planungsinstrument verstanden. Es ist nicht nur in großen Konzernen wichtig, sondern wird auch in kleinen und mittleren Unternehmen eingesetzt. Ein Aufgabenschwerpunkt ist das Berichtswesen und die Planung, Steuerung und Kontrolle des Unternehmens.
Mithilfe dieser Berichte wird dann die Datenanalyse durchgeführt. Sie verarbeitet die Daten zu wichtigen Informationen. Aus der Datenanalyse und den daraus beruhenden Informationen werden wichtige Entscheidungen für das Unternehmen getroffen. Was genau ist nun Controlling und wobei hilft die Datenanalyse?
Inhaltsverzeichnis
Was ist Controlling und welche Ziele werden verfolgt?
Ursprünglich stammt der Begriff „Controlling“ aus dem englischen Sprachgebrauch und kann übersetzt werden mit den Verben lenken, steuern, informieren und überwachen. Controlling ist ein wichtiger Bestandteil des Unternehmensmanagements und meistens gibt es sogar eine eigene Abteilung dafür. Diese versorgt die Geschäftsleitung mit allen wichtigen betriebswirtschaftlichen Informationen.
Mit diesen Infos können Entscheidungen besser und objektiv getroffen werden. Die Controlling Abteilung sichert die Einhaltung der Unternehmensziele und überwacht die Prozesse des Unternehmens. Dabei werden die Effizienz der Unternehmensprozesse und potenzielle Chancen erkannt. Controlling kann in vier Aufgabenschwerpunkte unterteilt werden:
- Planung: Die Planung ist die zentrale Aufgabe beim Controlling. Sie formuliert Ziele, beispielsweise bezüglich des Umsatzes in verschiedene Zeitspannen (kurz-, mittel- und langfristige Ziele). Die Planung legt fest, wie das Unternehmen die Ziele erreichen möchte.
- Kontrolle: Um kontrollieren zu können, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden, muss natürlich regelmäßig eine Kontrolle stattfinden. So ist es möglich zu erkennen, ob es Dinge gibt, die das Unternehmen daran hindern, die gesteckten Ziele zu erreichen. Hierfür wird eine Abweichungsanalyse aufgestellt, diese stellt die Plan- und Ist-Zahlen gegenüber. So kann erkannt werden, ob es Differenzen gibt. Solche Kontrollen finden in regelmäßigen Abständen statt.
- Steuerung: Werden nun bei der Kontrolle größere Abweichungen festgestellt (als größer gelten Abweichungen von mehr als 10 %), müssen Maßnahmen getroffen werden, damit die Ziele trotzdem erreicht werden können.
- Berichtswesen: Das Berichtswesen ist ein weiterer Aufgabenbereich des Controllings. Hier werden Führungskräfte über die aktuelle Entwicklung des Unternehmens informiert. Dies kann in Form von schriftlichen oder verbalen Berichten erfolgen, in Form von Kennzahlen oder Grafiken.
Zudem gibt es verschiedene Sonderaufgaben im Controlling, wie beispielsweise die Überwachung der Rentabilität. Im Wesentlichen übernimmt das Controlling zahlreiche betriebswirtschaftliche Aufgaben und ist der Berater des Managements.
Kein Controlling ohne Datenanalyse
Bei der Datenanalyse werden die durch das Controlling ermittelten Daten mithilfe von Software oder anderen Werkzeugen weiterverarbeitet. Diese Analyse hat verschiedene Vorteile:
Zeitersparnis
Insbesondere Inhaber von kleineren Unternehmen sind für vielfältige Aufgaben verantwortlich. Sie besitzen nicht solch einen großen Personalstamm, wie größere Unternehmen. Das bedeutet, dass viele Aufgaben nicht einfach delegiert werden können. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, dass die verwendeten Softwarelösungen und Tools effektiv sind. Genauso ist eine entsprechende Hardware erforderlich.
Egal welche Branche es sich handelt, ob in der Schul-IT oder beim Handwerker oder einen kleineren Produktionsbetrieb, die eingesetzten Mittel müssen effektiv sein und dürfen keine Zeit verschwenden. Das ist auch der Grund, warum einige Unternehmen diese Aufgaben auslagern.
Gewinnen von neuen Erkenntnissen
Mithilfe einer effektiven Datenanalyse können moderne Softwaresysteme Erkenntnisse freisetzen und identifizieren. So ist es zum Beispiel möglich, anhand von historischen Daten zu erkennen, was für die nächste Werbeaktion oder Kampagne die beste Lösung ist. Selbst das mögliche Ergebnis kann auf Grundlage von verschiedenen Faktoren vorhergesagt werden.
Probleme erkennen und Fehler vermeiden
Mithilfe des Controllings und der Datenanalyse werden Zusammenhänge besser erkannt und Antworten geliefert. Fehler bei der Dateneingabe und in der Verwaltung können aufgedeckt werden. Die Informationen werden auf verschiedene Art und Weise betrachtet und lassen erkennen, was künftig passieren wird. Eine gründliche Analyse hilft Unternehmen dabei zu verstehen, an welcher Stelle und wann etwas schiefläuft.
Rechtzeitig reagieren
Normalerweise kann ein Unternehmen erst im Nachhinein reagieren, wenn es seine Leistungsdaten sammelt und auswertet. Mit einer entsprechenden Analyse ist ein Unternehmen aber in der Lage, bereits vor Einführung eines neuen Produktes herauszufinden, wie das Publikum reagieren wird. Mithilfe der Analyse können in Echtzeit Details gewonnen werden, sodass das Unternehmen vorher sehen kann, welche Ergebnisse und Leistungen erforderlich sind.
Richtige Marketingmaßnahmen treffen
Kleine Unternehmen besitzen in der Regel nicht solch ein großes Budget für Marketing wie größere Unternehmen. Daher müssen Marketingmaßnahmen auch gezielt geplant werden. Erkenntnisse des Marktes lassen sich mit der Datenanalyse aufdecken. Außerdem ist es dadurch möglich, neue Märkte und größere Zielgruppen zu erreichen.
Geld sparen
Ein weiterer Vorteil des Controllings und der Datenanalyse ist die Möglichkeit, Geld zu sparen. Denn es ist kein riesiger Personalstamm erforderlich, um aus den gewonnenen Daten Erkenntnisse zu gewinnen. Mit einer Software, die unter Umständen sogar kostenlos ist, gibt es Lösungen, um ebenfalls preiswert an diese Erkenntnisse zu gelangen.
Warum sind Controlling und Datenanalyse für kleinere Unternehmen unverzichtbar?
Jedes Unternehmen sollte operatives und strategisches Controlling sowie die Datenanalyse einsetzen. Vor allem in kleineren Unternehmen wird häufig nach Sympathie und aus dem Bauch heraus entschieden. Das kann unter Umständen richtig sein, aber auch zu falschen Entscheidungen führen. Um auch künftig erfolgreich zu sein, ist es wichtig, dass Unternehmen wissen, welchen Umsatz sie mit welchen Produkten machen und wie wettbewerbsfähig sie aufgestellt sind.
Mit den richtigen Strategien in Verbindung mit einem einfachen Controlling können Entscheidungen rational getroffen werden. Durch Berichte und Kennzahlen ist es leichter zu erkennen, ob die Ziele erreicht wurden oder ob Maßnahmen getroffen werden müssen, um diese zu erreichen.
Fazit
Controlling in Verbindung mit einer Datenanalyse nutzt automatisierte innovative Technologien. Dies bringt kleinen Unternehmen erhebliche Vorteile. Das bedeutet, dass Zeit und Ressourcen gespart und aus den Datensätzen wichtige Erkenntnisse gewonnen werden. Das bringt Potenzial für mehr Wachstum, größeren Erfolg und Verbesserungen.