Heutzutage wird die Welt immer digitaler, da bleibt auch die Arbeitswelt nicht verschont. Die Arbeit erfolgt mit immer mehr Programmen, welche der Unterstützung und der Organisation von Projekten und der Firma helfen sollen. Doch die Auswahl auf dem Markt ist riesig. In diesem Software-Dschungel den Durchblick zu behalten, ist gar nicht so einfach. Welches Tool eignet sich am besten für Projekte und Aufgaben, welches für Kommunikation und Kundenkontakt – und wie steht es eigentlich um KI?
Damit du gut informiert bist, gibt dir dieser Artikel Auskunft über die Tools, die du kennen solltest.
- Veränderung der Arbeitswelt: Von analog zu digital
- Digitale Tools
- Projektmanagement: factro
- KI: ChatGPT und Hewlett Packard Enterprise
- Kommunikation: Slack
- CRM: Hubspot
- Zeitmanagement: timo24
Inhaltsverzeichnis
Veränderung der Arbeitswelt: Von analog zu digital
Wenn man an die Zeit vor der Corona-Pandemie denkt, kommen einem Bilder von Schreibtischen mit riesigen Papierstapeln in den Sinn. Oder die Arbeit, als man noch mit der Hand die Formulare einscannen musste. Mit der Pandemie kam die Digitalisierung noch mehr in Schwung. Es kamen hybride Arbeitsmodelle, Remote Work und der Wunsch nach einem flexibleren Arbeitsumfeld auf. Das kann bedeuten, dass Personen zu unterschiedlichen Zeiten und an unterschiedlichen Orten arbeiten. Doch dies führt im Worst Case dazu, dass sich der Papierstapel auf dem Schreibtisch in die E-Mail-Verteiler auf dem Computer verlagert, da Kommunikation und Organisation durch diese Arbeitsmodelle schwieriger sind.
Digitale Tools sind nicht mehr wegzudenken
Zur besseren Projektplanung und Kommunikation in- und außerhalb der Firmen gibt es eine große Auswahl digitaler Tools. Diese haben verschiedene Funktionen und können vielseitig eingesetzt werden. Die Spannbreite erstreckt sich von Projektmanagement-Tools über künstliche Intelligenz bis hin zu Kommunikationsprogrammen, welche sowohl den Austausch mit Arbeitskollegen als auch mit Kunden unterstützen. Die folgenden Tools werden dir in der digitalen Arbeitswelt behilflich sein.
Projektmanagement: factro
factro ist eine in Deutschland entwickelte Projektmanagement Software zur Organisation von Aufgaben, Themen und Teams. Mit factro greifen mehrere Personen auf eine gemeinsame Cloud zu und können darin ihre Projekte und Aufgaben sehen. Individuelle ToDo-Listen helfen dabei, einen Überblick über die wichtigsten Aufgaben zu schaffen.
Zudem wird die individuelle Auslastung der einzelnen Teammitglieder sichtbar, indem ihre persönlichen Aufgaben und die zur Verfügung stehende Zeit berücksichtigt werden. So ist es möglich, Personen individuell zu entlasten und das Projekt fristgerecht abzuschließen.. Durch verschiedene Ansichten auf das Projekt können Planungen erleichtert, Chaos vermieden und ideale Ergebnisse erzielt werden.
KI: ChatGPT und Hewlett Packard Enterprise
Künstliche Intelligenz wird im digitalen Zeitalter immer populärer. Dies sorgt dafür, dass immer mehr Tools mit KI arbeiten, um noch leistungsfähigere Funktionen bereitzustellen.. Eines der bekanntesten Beispiele für KI ist ChatGPT von OpenAI. Mit diesem Tool können Texte auf Befehl generiert, zusammengefasst und vorgeschlagen werden. Zudem wird es auch benutzt, um theoretische Fragen zu beantworten. Darüber hinaus kann ChatGPT für die Teamarbeit genutzt werden. Die KI kann E-Mails automatisch erstellen und Daten zu verschiedenen Abläufen in der Firma analysieren. Neben Antworten in menschlicher Sprache ist es auch möglich, Programmcode auszugeben oder kontrollieren zu lassen.
Das Unternehmen Hewlett Packard Enterprise (HPE) bietet ebenfalls ein breites Portfolio KI-unterstützter Programme an. Zu den Tools gehören HPE Ezmeral Unified Analytics, die Hybrid Cloud-Plattform oder HPE Machine Learning Data Management Software. Diese Softwares können mit Hilfe von KI Daten analysieren, aber sie können auch in die Cloud von der Firma eingepflegt werden, welche sie bei der Automatisierung und Kontrolle von Prozessen in der IT unterstützen.
Kommunikation: Slack und Microsoft Teams
In jedem Unternehmen ist Kommunikation ein essentieller Bestandteil. Ein Programm, welches bei der Kommunikation unterstützen kann, ist Slack. Mit diesem Tool können Mitarbeiter sich gegenseitig in Chats per Direktnachricht miteinander verbinden und austauschen. Es können jedoch auch Channels erstellt werden, welche sowohl Teamintern als auch extern genutzt werden können. Zudem bietet Slack die Möglichkeit der sogenannten Huddles. Dies sind digitale Meetingräume mit einer Sprach- und Videofunktion sowie Screensharing.
Ein ähnliches Programm ist Microsoft Teams, dies ergänzt sich jedoch noch besser mit den anderen Microsoft Produkten und kann auf diese zugreifen. Dieses Tool dient der Kommunikation und dem Austausch mit dem Extra, dass man gemeinsam an Dokumenten und Präsentationen über SharePoint arbeiten kann. Das Team hat die Möglichkeit vereinzelt, aber auch zusammen in freigegebenen Dokumenten zu arbeiten und sich in einem digitalen Meetingraum oder Chat auszutauschen.
CRM: Hubspot
Hubspot ist ein Tool, welches Unternehmen hilft, voll und ganz auf ihre Kunden einzugehen. Man erhält einen kompletten Überblick über bestehende Kunden, die Kommunikation sowie offene Anfragen. Auf diese Weise wird optimaler Kundensupport vereinfacht. Zudem können geschäftliche Prozesse automatisiert werden, wodurch Angebote oder Abonnements effizient an Interessenten und Kunden ausgegeben werden können Darüber hinaus eignet sich HubSpot auch ideal als Tool für den Vertrieb sowie die Neukundengewinnung, da es die Daten von Interessenten, offene Anfragen und individuelle Fortschritte im Sales zusammenfasst.
Zeitmanagement: timo24
In vielen Branchen ist das Thema Zeiterfassung von großer Bedeutung. In Zeiten von Home Office und flexiblen Arbeitsmodellen brauchen Unternehmen eine entsprechend vielseitige Lösung. Hierbei hilft die Software timo24. Mit diesem Tool können die Mitarbeiter sowohl vom Computer als auch per Terminal oder Smartphone ihren Arbeitszeiten erfassen. Es besteht auch die Möglichkeit, den Urlaub einzutragen und sich eine Übersicht des Stundenzettels oder der Lohnabrechnung im PDF-Format zu verschaffen. Arbeitsmodelle wie zum Beispiel Schichtarbeit werden von diesem Tool ebenfalls unterstützt.