Rechnungen sind ein ständiger Begleiter in unserem täglichen Leben, ohne die ein funktionierender Wirtschaftskreislauf kaum denkbar wäre. Umso erstaunlicher ist es, dass gerade kleine und mittlere Unternehmen bei der Bearbeitung ihrer Eingangsrechnungen häufig noch auf den traditionellen Papierweg setzen. Es ist erstaunlich, dass trotz moderner Bürotechnik rund 60 bis 70 Prozent des schönen weißen Papiers im Müll landen.
Darüber hinaus verschwenden wir täglich fast zwei Stunden unserer kostbaren Zeit damit, nach relevanten Dokumenten, Informationen und Akten zu suchen. Das ist nicht nur Zeitverschwendung, sondern auch eine unnötige finanzielle Belastung. Eine mögliche Lösung für dieses Problem könnte die Einführung einer digitalen Rechnungsverarbeitung sein, die uns helfen könnte, den riesigen Papierstapeln den Kampf anzusagen.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine digitale Rechnungsverarbeitung?
Die Einführung der digitalen Rechnungseingangsbearbeitung stellt einen grundlegenden Wandel in der Art und Weise dar, wie Unternehmen ihre Rechnungen bearbeiten. Durch die Digitalisierung des Scan-, Erfassungs- und Verarbeitungsprozesses von Eingangsrechnungen können wichtige Details wie Rechnungsnummer, Datum und Betrag automatisch vom Programm erfasst und in ein digitales Format umgewandelt werden. Durch die Anbindung an Datev und andere Finanzverwaltungsprogramme sowie die automatische Belegerfassung ist eine nahtlose Integration gewährleistet.
Eingehende Rechnungen, ob per Post oder per E-Mail, können problemlos verarbeitet und die Daten in verschiedenen Formaten zur Weiterverarbeitung exportiert werden. Mit dem elektronischen Freigabe-Workflow für Rechnungen können Benutzer ihre Rechnungen mit digitalen Stempeln freigeben. Sollten neue Dokumente in der Anwendung auftauchen, werden sie per E-Mail benachrichtigt. Hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit erfüllt der digitale Rechnungseingang bzw. die dafür eingesetzte Software die strengen Anforderungen der GOBD-Konformität und ist mit dem renommiertesten deutschen Wirtschaftsprüfer-Zertifikat (IDW PS 880″) zertifiziert.
Was bringt die digitale Rechnungsverarbeitung?
Nun wissen Sie, was man unter einer digitalen Rechnungsverarbeitung versteht, doch welche Vorteile hat die Einführung einer digitalen Rechnungsverarbeitung?
#1 Zeitersparnis
Die automatisierte Verarbeitung digitaler Rechnungen spart Unternehmen viel Zeit. Anstatt Papierdokumente manuell zu sortieren, zu erfassen und zu archivieren, können digitale Rechnungen einfach in ein elektronisches System hochgeladen werden. Die Informationen werden automatisch erfasst und in das Buchhaltungssystem integriert. Dadurch entfällt der zeitaufwendige manuelle Prozess, was zu einer schnelleren Bearbeitung der Rechnungen führt.
=> Ein digitaler Prozess ermöglicht es also, dass bestimmte Mitarbeiter viel Zeit sparen, die sie dann für andere interessante Aufgaben nutzen können.
#2 Kostenersparnis
Allein in Deutschland werden pro Jahr rund 29 Milliarden Rechnungen per Post verschickt. Druck, Papier und Versand kosten dabei allein 30 Milliarden Euro! Die Umstellung auf eine digitale Rechnungsverarbeitung ermöglicht den Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen. Die Kosten für Druck, Versand und Lagerung von Papierrechnungen entfallen. Außerdem sinkt der Bedarf an Büromaterial wie Papier, Toner und Umschlägen. Weiterhin können Unternehmen Arbeitskräfte einsparen, da weniger Mitarbeiter für die manuelle Dateneingabe und Fehlerkorrektur benötigt werden.
=> Insgesamt führt dies zu einer effizienteren und kostengünstigeren Rechnungsverarbeitung.
#3 Die Umwelt wird geschont
Begriffe wie Nachhaltigkeit, Umweltschutz und Ressourcenschonung liegen voll im Trend. Nicht zuletzt deshalb spielt die Nachhaltigkeitsphilosophie des Unternehmens für viele Kunden eine besondere Rolle. Der Einsatz eines Rechnungsworkflows kann dazu beitragen, die Umwelt zu schonen und Kosten zu senken, indem Papier, Akten und Toner eingespart werden.
#4 Mitarbeiter begehen weniger Fehler
Durch die Automatisierung des elektronischen Rechnungsprozesses werden die Abläufe klar strukturiert, so dass die Fehlerquote bei der Rechnungserstellung und -bearbeitung deutlich reduziert wird. Darüber hinaus können durch die Reduzierung von fehleranfälligen manuellen Tätigkeiten, wie z.B. Datenerfassung und Belegtransport, die Betriebsabläufe optimiert und sicherer gestaltet werden.
#5 Die Prozesse Im Unternehmen verbessern sich
Moderne Finanzbuchhaltungssysteme sind in der Lage, elektronische Rechnungen ohne menschliches Zutun selbständig zu erfassen und aufzubereiten. Durch den Einsatz optischer Zeichenerkennung werden die relevanten Informationen aus den Rechnungen extrahiert und in das Buchhaltungssystem übertragen. Sofern festgelegte Regeln für die Behandlung und Verbuchung bestimmter Rechnungen existieren, können diese sogar automatisch verbucht und offene Posten ausgeglichen werden.
Früher war es üblich, dass die Eingangspost einer Mitarbeiterin, die krank oder im Urlaub war, unbearbeitet auf ihrem Schreibtisch liegen blieb. Durch die Weiterleitung der elektronischen Rechnungen per E-Mail an Vertretungen können diese nun zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet werden.
Fazit
Gerade in der heutigen Zeit profitieren kleine und mittlere Unternehmen von der Digitalisierung. Digitale Vorreiter, die die Vorteile erkennen, für ihr Unternehmen nutzbar machen und auf den Zug der digitalen Transformation und des effizienten Wirtschaftens aufspringen, sind die Gewinner von morgen. Und die digitale Rechnungsverarbeitung ist hier nur der Anfang.
Autor
Jens Büscher ist CEO von Amagno, dem Anbieter der gleichnamigen Digital Workplace Lösung, basierend auf selbstentwickelten Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) Technologien.