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Wer Einsparungen bei den Druckkosten in einem Unternehmen erzielen möchte, der kann sich anhand unserer Tipps Anregungen für kostengünstigeres Drucken holen.
Tipps zum Senken der Druckkosten in Unternehmen
Beim Materialkauf für das Zubehör der im Unternehmen verwendeten Drucker lassen sich erhebliche Einsparungen tätigen, wenn man beispielsweise Patronen oder Toner günstig einkauft. Einerseits ist das durch die Nutzung von temporären Rabattaktionen möglich. Andererseits müssen nicht die Originalpratronen der Gerätehersteller verwendet werden, denn diese sind meistens deutlich kostspieliger als kompatible Modelle anderer Anbieter. Druckerhersteller erlangen ihren Umsatz überwiegend durch den Verkauf von Druckerzubehör, nicht durch den Geräteverkauf.
Daher rufen sie für ihre Originalpatronen häufig höhere Preise als Konkurrenzanbieter auf. Online findet man eine große Auswahl an Druckerpatronen und Tonern bei Tintencenter und das für zahlreiche Drucker unterschiedlicher Hersteller. Die hier erhältlichen Patronen und Toner von Drittanbietern sind kompatibel mit den Geräten von Herstellern wie Canon, HP, Epson und vielen weiteren.
Sobald der Füllstand von Toner oder Druckerpatrone auf einen geringen Wert sinkt, wird dies am Gerät und angeschlossenen PC über eine Füllstandswarnung angezeigt. Das ist jedoch noch nicht der richtige Zeitpunkt, um die Patrone oder den Toner zu wechseln. Diese Anzeige findet bei den meisten Geräten bereits statt, wenn noch einige Seiten in gewohnter Qualität gedruckt werden können. Erst wenn das Druckergebnis fehlerhaft wird, müssen Patronen oder Toner tatsächlich ausgetauscht werden. Wurde ein Gerät länger nicht genutzt und zeigt bei erster Nutzung nach dieser Pause einen zu niedrigen Füllstand an, kann ein Entnehmen der Patrone und das vorsichtige Schütteln dazu führen, dass sich die Resttinte besser in der Patrone verteilt und anschließend wieder nutzbar ist.
Druckverhalten und Druckereinstellungen optimieren
Nicht nur über den Kauf von Zubehör sind erhebliche Einsparungen bei den Druckkosten eines Unternehmens möglich. Auch die Geräte- und Druckeinstellungen können zu deutlichen Einsparungen führen. Das ist vor allem möglich, indem beim Drucken weniger Tinte verwendet wird. Hierzu sollte man sich für eine sparsam zu druckende Schriftart bei allen Dokumenten entscheiden, für die es keine Vorgabe hinsichtlich der Schriftart gibt. Außerdem ist es sinnvoll, möglichst eine kleine Schriftgröße zu wählen, damit weniger Seiten gedruckt werden müssen. Ebenso spart man Papier, wenn zwei Dokumentseiten auf ein DIN A4 Blatt gedruckt werden.
Benötigt man Schriftstücke nur für die interne Bearbeitung, kann man diese zudem in einer niedrigeren Auflösung drucken und auch hierdurch Geld sparen. Außerdem sollten immer nur die Teile eines Schriftstücks ausgedruckt werden, die man wirklich benötigt. Hierzu lässt sich während des Druckvorgangs genau auswählen, welchen Bereich eines Dokuments man drucken möchte. Nicht zu vernachlässigen ist zudem der Einfluss des Papierverbrauchs auf die Druckkosten in einem Unternehmen.
Für interne Schriftstücke kann zu einer mittleren Papierqualität gegriffen werden, welche mit moderaten Kosten verbunden ist und gleichzeitig optimale Nutzungseigenschaften bietet. Hochwertiges Druckerpapier sollte hingegen ausschließlich für Arbeitszeugnisse, Verträge und andere wichtige Dokumente verwendet werden.