Meeting, Konferenz oder eine Tagung benötigen grundsätzlich eine sorgfältige Vorbereitung. Je nach Teilnehmerzahl kann dies eine große organisatorische Herausforderung sein. Das Ziel eines jedes professionellen Austauschs liegt darin, dass alle Teilnehmenden zum Abschluss möglichst viel für sich mitnehmen und eine gute Erfahrung darin sehen.
Für die Vorbereitung von Konferenzen gibt es zahlreiche Checklisten, die eine gute Inspiration sind, eine auf das Event zugeschnittene Checkliste zu erstellen. Wer schon frühzeitig mit der Organisation beginnt und strukturiert alle Punkte abarbeitet, kann eine erfolgreiche Konferenz organisieren. Nicht vergessen werden darf die technische Ausstattung. Eine funktionierende Lösung für die Videowall und die gesamte restliche Technik für die Präsentation müssen perfekt geplant werden. Ist der vorgesehene Konferenzraum nicht mehr auf einem aktuellen Stand der Technik, sollte hier frühzeitig nachgebessert werden.
Inhaltsverzeichnis
Termin organisieren und Einladen
Der erste Schritt einer Konferenz liegt in der Festlegung des Themas und der Einladung der Teilnehmenden. Der Termin sollte immer mit Blick auf die Ferientermine ausgerichtet werden, insbesondere dann, wenn die Teilnahme von externen Referenten erwünscht ist. Entsprechend den Zusagen müssen Übernachtungsmöglichkeiten und Anreiseoptionen organisiert werden und der Konferenzraum für die voraussichtliche Zahl der Teilnehmenden vorbereitet werden.
Planung des Konferenzraums
Je nach Konzept der Konferenz müssen ausreichend Tische und Stühle im Raum so aufgestellt werden, dass alle Teilnehmenden den Vorträgen folgen können. Dazu zählen eine freie Sicht auf die Videowall und eine gute Raumakustik. Bei intensiver Sonneneinstrahlung sollten Verdunklungsmöglichkeiten bestehen. Viele Präsentationen werden über Power-Point präsentiert. Für jedes technische System sollten die passenden Anschlüsse vorhanden sein. Zusätzlich kann ein Whiteboard und Stifte in unterschiedlichen Farben zur Verfügung gestellt werden. Die Programmplanung sollte immer genügend Pausen beinhalten und jedem Referenten ausreichend Zeit für die Präsentation eingeräumt werden.
Gestaltung des Raums
Zur praktischen Vorbereitung des Raums gehören Namensschilder und Kopien der vorgestellten Präsentationen für alle Teilnehmenden. Diese können in Papierform oder in digitaler Form auf einem USB-Stick zur Verfügung gestellt werden. Weiterhin wichtig ist die Ausschilderung der Sanitärräume, der Garderobe und eventuell des Raucherbereichs. Jeder Platz ist mit Stift und Block für Notizen sowie der Agenda ausgestattet. Für alle Teilnehmenden ist eine Getränkeauswahl selbstverständlich. Ebenfalls wichtig ist eine Bewirtung für die eingeplanten Pausen und die Berücksichtigung unterschiedlicher Ernährungsformen.
Mehrtägige Konferenzen
Erstreckt sich eine Veranstaltung über mehrere Tage, so ist ein Rahmenprogramm angemessen. Eine Stadtbesichtigung oder der Besuch einer Sehenswürdigkeit werden gern angenommen. Teilnehmende, die die Stadt gern selbstständig erkunden möchten, können dies mithilfe einer zusammengestellten Mappe machen. Stadtplan, Restaurantempfehlungen, Hinweise zum öffentlichen Nahverkehr oder Sehenswürdigkeiten dürfen darin nicht fehlen.
Wie genau das Freizeitprogramm gestaltet werden kann, sind vom Thema und Ort der Konferenz abhängig. In einem Unternehmen kann zum Beispiel ein Rundgang durchs Unternehmen interessant sein wichtig ist, dass über die Dauer der Veranstaltung Ansprechpartner bei Fragen zur Verfügung stehen, die für allen Teilnehmenden erreichbar sind.