Flexible Arbeitsplatzmodelle haben Einzug in die modernen Bürolandschaften gehalten. Durch die Kombination aus Home Office, Remote arbeiten und vor Ort sein, müssen im Unternehmen weniger Arbeitsplätze zur Verfügung gestellt werden.
Desk Sharing bedeutet eine effiziente Nutzung der Bürofläche, Flexibilität und Kostenersparnis. Die einzige Barriere ist die gleichbleibende und wachsende Zahl von Beschäftigten, die sich weniger Arbeitsplätze im Büro teilen müssen. Ohne eine gute Organisation und Planung funktioniert Desk Sharing nicht. Eine hilfreiche Unterstützung ist eine Desk Sharing Software, die die Umsetzung der offenen Arbeitsplatzkonzepte managt.
Inhaltsverzeichnis
Hauptfunktionen der Desk Sharing Software
Die wichtigste Funktion ist die Buchung von freien Arbeitsplätzen. Mitarbeitende können sich mithilfe der Desk Sharing Software einen Schreibtisch im Voraus oder in Echtzeit reservieren. In das Buchungssystem muss eine Verfügbarkeitsanzeige integriert sein. Diese zeigt an, welche Büroplätze belegt sind oder zur Verfügung stehen, was die Suche nach einem geeigneten Platz erleichtert.
Viele Unternehmen geben eine Mindestarbeitszeit im Unternehmen vor. Ein übersichtliches Buchungssystem ermöglicht die Planung der Bürotage für Wochen und Monate im Voraus. Eine Kalenderfunktion ist ein komfortables Extra. Über die Integration der Desk Sharing Software in eine Kalenderapp können die Buchungen direkt aus dem persönlichen Kalender heraus erfolgen.
Vorteile der Nutzung der Desk Sharing Software
Die Desk Sharing Software hilft dabei, die Nutzung der Büroflächen zu analysieren und bei Bedarf Optimierungsmaßnahmen zu ergreifen. Die Buchung der Schreibtische liefert einen Datensatz, dessen Auswertung die erforderliche Basis bildet. Beschäftigte können ihre persönlichen Präferenzen in einem Profil hinterlegen. Dies kann die Nähe zu Teamkollegen sein, ergonomische Anforderungen an den Arbeitsplatz, Fensternähe und Ähnliches. Das Profil erleichtert die Suche nach dem gewünschten Platz im Büro. Erinnerungsfunktionen senden Benachrichtigungen über bevorstehende Buchungen oder Änderungen und verbessern die Planung und Anpassung durch die Mitarbeiter.
Die richtige Desk Sharing Software für Effizienz
Die Automatisierung der Buchung und Verwaltung von Arbeitsplätzen reduziert den administrativen Aufwand. Beschäftigte können über die Desk Sharing Software die Arbeitsplätze auswählen, die ihren persönlichen Vorlieben entsprechen. Die Freiheit erhöht die Produktivität, da das Arbeitsumfeld passt und die Bearbeitung von Aufgaben konzentrierter erfolgt.
Die Möglichkeit der Datenauswertung kann in eine Optimierung der Raumgestaltung zurückfließen. Über die bessere Raumnutzung lassen sich Kosten für die Miete und den laufenden Betrieb senken. Es ist ein vertrauenswürdiges Zeichen, die Planung und Organisation in die Hände der Beschäftigten zu legen. Die kurzen Wege und der Vertrauensbonus sorgen für Zufriedenheit im Unternehmen und können die Produktivität steigern.
Herausforderungen bei der Implementierung einer Desk Sharing Software
Die Benutzerakzeptanz ist die größte Hürde bei der Nutzung einer Desk Sharing Software. Jede neue Technologie stößt schnell auf Widerstand. Es ist daher sinnvoll, bei der Auswahl des Produkts auf eine einfache und intuitive Bedienbarkeit zu achten. Die Verarbeitung von Buchungs- und Personaldaten erfordert zudem strenge Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen. Jede neue Desk Sharing Software sollte sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lassen, damit die reibungslose Nutzung garantiert ist.