Die Digitalisierung bringt zahlreiche Vorteile im privaten sowie beruflichen Alltag mit sich, auch im Sinne der Nachhaltigkeit. Die Produktion von Papier verbraucht schließlich wertvolle Ressourcen sowie Energie, während gleichzeitig CO2 freigesetzt wird. Obwohl es sich also um ein umweltfreundliches Produkt aus natürlichen sowie nachwachsenden Rohstoffen handelt, ist der vollständige Verzicht auf Papier stets die beste Lösung. Die papierlose Verwaltung macht dies zumindest im unternehmerischen Kontext möglich, kommt jedoch nicht ohne Hürden. Welche das sind und wie sie überwunden werden können, verraten die folgenden Zeilen.
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Die Macht der Gewohnheit nicht unterschätzen
Das menschliche Gehirn liebt Routinen, schließlich verbrauchen gewohnte Abläufe weniger Energie als neue. Das ist in vielen Situationen ein Vorteil, wenn beispielsweise in einer Gefahrensituation die eingeübten Reflexe greifen. Allerdings wird es dadurch unerwartet schwierig, manche Angewohnheiten abzulegen. Das gilt sogar im Umgang mit Papier, wie zahlreiche Unternehmen bereits erfahren mussten. Es ist nicht so simpel für die Mitarbeiter wie gedacht, von einem Tag auf den anderen den gewohnten Umgang mit dem Papier durch digitale Prozesse zu ersetzen.
Deshalb ist es wichtig, die Digitalisierung schrittweise anzugehen. Zuerst können einzelne Arbeitsschritte auf digitale Kanäle verlegt werden. Daraufhin folgen die nächsten…so lange, bis irgendwann vollständig auf Papier verzichtet wird. Es lohnt sich somit, für die papierlose Verwaltung einen „Fahrplan“ zu entwerfen, der die Umstellung schrittweise vorgibt, damit sie allen Betroffenen so leicht wie irgendwie möglich fällt. Das verringert zugleich einen potenziellen Widerstand in der Belegschaft, denn Veränderungsprozesse sind bekanntlich nur möglich, wenn sie von den Mitarbeitern mitgetragen werden.
Technische Probleme (auch) mit den Schnittstellen
Ein weiterer häufiger Grund, weshalb die papierlose Verwaltung scheitert oder sich herauszögert, sind technische Probleme. Diese können vielerlei Formen annehmen, besonders häufig treten sie jedoch an Schnittstellen auf. Dabei kann es sich um Schnittstellen zwischen verschiedenen Programm handeln, aber auch zwischen unterschiedlichen Abteilungen oder sogar ganzen Unternehmen. Es ist deshalb wichtig, die papierlose Verwaltung schon in der Planungsphase ganzheitlich zu denken, um eine digitale Zusammenarbeit zwischen allen Instanzen zu ermöglichen, wie dies beispielsweise bei der Polizei mit der Justiz sowie den Behörden der Fall ist.
Für sie wurde daher eine eigene Software entwickelt, welche diese und alle weiteren Anforderungen optimal erfüllt. Von diesem „Benchmark“ können und sollten auch Unternehmen anderer Art, Größe oder Branche lernen. Das leitet jedoch direkt weiter zur nächsten häufigen Hürde auf dem Weg zur papierlosen Verwaltung.
Papierlose Verwaltung erfordert ein ausreichendes Budget
Wie so häufig im Leben, stellt auch fehlendes Kapital nicht selten eine Hürde dar. Obwohl die papierlose Verwaltung auf lange Sicht eher Geld sparen als kosten soll, ist dennoch eine Anfangsinvestition unabdingbar. Das gilt beispielsweise für den Kauf notwendiger Software oder Hardware, ebenso wie für Schulungen. Aber auch, da zumindest für einige Zeit während der langsamen Umstellung die gewohnte und die papierlose Verwaltung parallel laufen, verursacht sie zusätzliche Kosten. Diese müssen in der Budgetierung eingeplant und sinnvoll verteilt werden. Denn wer an der falschen Stelle spart, riskiert, dass schlussendlich das ganze (gewünschte) System nicht funktioniert. Schließlich müssen wie in einem Uhrwerk alle Zahnräder ineinander greifen.
Rechtliche Hürden sind ein häufiges Problem
Dass sich Papierdokumente nicht bei allen Abläufen einfach oder schnell ersetzen lassen, liegt außerdem an den komplexen Gesetzen, die mittlerweile rund um die papierlose Verwaltung gelten. Es gibt nämlich strenge Vorschriften, wenn es um Sonderfälle wie digitale Unterschriften oder auch Aufbewahrungspflichten geht. Vor allem im Bereich der Behörden, aber auch bei vielen anderen Unternehmen läuft die Umstellung daher nur schleppend. Typische Probleme hierbei sind schlichtweg Unklarheiten, welche rechtlichen Bestimmungen es gibt und wie diese richtig in der Praxis umgesetzt werden.
Aber auch ständige Änderungen der Rechtslage sind eine Herausforderung, ebenso wie unternehmensinterne Compliance-Anforderungen. Das betrifft stets auch den Datenschutz, der beim Thema papierlose Verwaltung ein besonders wichtiges Thema darstellt. Gleichzeitig macht er den Veränderungsprozess jedoch noch komplexer und sorgt somit häufig für Verzögerungen in der Umstellung auf papierlose Alternativen. Auch das gilt insbesondere, aber nicht nur, für Behörden.
Unbegründete Ängste auf allen Seiten
Neben diesen greifbaren Gründen können auch eigentlich irrationale Ursachen für Hürden auf dem Weg zur papierlosen Verwaltung sorgen. Häufig spielen nämlich auf Seiten der Unternehmen und der Mitarbeiter gleichermaßen auch Ängste eine Rolle. „Never change a running system“, lautet beispielsweise ein Grundsatz, der in Veränderungsprozessen zum Problem werden kann. Es wird also befürchtet, dass die eingespielten Abläufe durch den Umstieg auf die papierlose Verwaltung zerstört werden könnten und dadurch Folgeprobleme entstehen.
Allerdings ist nur durch Veränderung auch Verbesserung möglich und die Digitalisierung ist in Zukunft keine Wahl mehr, sondern ein Muss, um langfristig mit der Konkurrenz mitzuhalten. Solche und ähnliche typische, aber unbegründete Ängste auf Seiten der Führungskräfte, Mitarbeiter & Co gilt es daher zu identifizieren und zu eliminieren. Was, wenn das Internet ausfällt? Sind digitale Verträge überhaupt gültig? Werden die Mitarbeiter überfordert sein? Diese und weitere Fragen stehen hierbei im Raum und auch deshalb ist es so wichtig, die Umstellung auf die papierlose Verwaltung systematisch anzugehen, um entsprechende Probleme zu lösen, bevor sie entstehen. Dann gibt es keinen Grund mehr, um vor diesem Schritt Angst zu haben.
Fazit
Ganz im Gegenteil: Auch, wenn der Weg auf den ersten Blick steinig wirken mag, lohnt sich der Umstieg auf die digitale Verwaltung und er sollte daher besser früher als später in Angriff genommen werden. Mit der richtigen Herangehensweise können schließlich alle genannten und potenziellen weiteren Hürden problemlos überwunden werden – und das Unternehmen oder die Behörde profitiert schnellstmöglich in vielerlei Hinsicht von der papierlosen Verwaltung.