Software gehört für Steuerberater längst zum Alltag. Buchhaltung, Rechnungswesen und Steuern beinhalten komplexe Arbeitsabläufe. Die händische Ausführung ist schon lange Geschichte. Die Nutzung einer Software ist allerdings nicht grundsätzlich gleichbedeutend mit Effizienz.
Es ist daher sinnvoll, die genutzten Anwendungen auf den Prüfstand zu stellen und hinsichtlich ihrer Effizienz neu zu beurteilen. Der kritische Blick sollte dabei auch von einem Perspektivwechsel begleitet werden. Eine gute Steuerberater Software sorgt nicht nur für Arbeitserleichterung im eigenen Büro, sondern unterstützt auch die Mandanten bei ihrer Buchhaltung.
Nutzerfreundlichkeit
Der wichtigste Aspekt für eine effiziente Anwendung ist die Nutzerfreundlichkeit. Eine gute Software, kann ihre Vorteile nicht ausspielen, wenn sie nicht bedient werden kann. Von der Installation über die Übertragung der Daten ins System bis zur Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollte der Anbieter die Umstellung auf eine neue Software begleiten. Onboarding ist eine gute Unterstützung, wenn die Software zum ersten Mal allein angewendet wird.
Virtuelle Assistenten klären Fragen bei Unsicherheiten und begleiten die ersten Arbeitsschritte. Anwendungen, die intuitiv genutzt werden, bieten einen Vorteil, da die Abläufe ohne zusätzliche Unterstützung durchgeführt werden können. Zur Nutzerfreundlichkeit gehört auf der Support, der hinter einer Anwendung steht und unterstützt, wenn Unterstützung erforderlich ist.
Umfang der Funktionen
Vor dem Einsatz einer Software muss darüber entschieden werden, ob einzelne Anwendungen von unterschiedlichen Anbietern genutzt werden sollen oder ob ein Komplettsystem die richtige Lösung ist. Komplettsysteme bieten Pakete mit allen notwendigen Funktionen für eine Kanzlei. Kanzleiorganisation, Rechnungswesen, Lohnabrechnung und digitale Mandaten-Lösungen sind miteinander verbunden. Die einzelnen Module können entsprechend der Wünsche der Mandaten zusammengefügt werden.
Freiberufler benötigen häufig nur eine Unterstützung bei der Steuer. Betriebe mit Angestellten wünschen eine Durchführung der Lohnbuchhaltung. Eine Komplettlösung ermöglicht eine schnelle und einfache Einrichtung der benötigten Anwendungen. Und wenn erfolgreiche Freiberufler planen, Beschäftigte einzustellen, kann das entsprechende Programm sofort auf das Wachstum reagieren.
Vernetzung und Cloud-Systeme
Schnittstellen sind ein wichtiges Thema bei einer Software für Steuerberater. Anwendungen zum Rechnungswesen, der Lohnabrechnung oder Steuern können ihrer Effizienz zeigen, wenn sie vernetzt sind. Wichtige Schnittstellen sind zum Beispiel zu ELSTER und zu Sozialversicherungsträgern. Darüber hinaus ist der digitale Austausch zwischen Mandanten und Steuerberatungskanzlei von großer Bedeutung für die Arbeitserleichterung in der Kanzlei. Eine Lösung für einen schnellen und sicheren Austausch sind Cloud-Lösungen. Mandanten führen ein digitales Kassenbuch, schreiben ihre Rechnungen online und erlauben den Zugriff auf die Buchungen des Geschäftskontos.
Steuerberater können die Daten aus der Cloud abrufen und mit der richtigen Software sofort weiterverarbeiten. Wichtig ist, dass der Austausch der Daten sicher ist und die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung eingehalten werden. Die Nutzung der digitalen Datenerfassung garantiert, dass alle steuerrelevanten Unterlagen für eine mögliche Betriebsprüfung korrekt erfasst werden. Ein reibungsloser Dialog zwischen Kanzlei und Mandanten ist ein Plus für die Kundenzufriedenheit.