Der Ablauf eines Vergabeverfahrens folgt klar definierten Richtlinien. Nach der Bedarfsermittlung werden die Vergabeunterlagen ausgearbeitet und die Vergabeart wird festgelegt. Im Anschluss werden die geplanten Vorhaben vom Auftraggeber öffentlich gemacht. Ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung bis zum Ablauf einer vorgegebenen Frist können Unternehmen die Vergabeunterlagen anfordern und ein Angebot abgeben.
Dieses Verfahren stellt sicher, dass die Bauvorhaben aus öffentlicher Hand fair vergeben werden und das wirtschaftlich beste Angebot für die Ausgabe öffentlicher Gelder gewählt wird. Unternehmen, die sich bereits in einem frühen Stadium mit einem Bauvorhaben befassen, haben im Wettbewerb um den Zuschlag bessere Chancen zu überzeugen. Auf Portalen im Internet finden Unternehmen nach Branche und Orten gelistete Bauvorhaben. Aktuelle Vergaben in Niedersachsen, Schleswig-Holstein, Hessen und allen anderen Bundesländern sind übersichtlich gelistet und können über Filterfunktionen auf kleinere Landkreise und Städte eingegrenzt werden.
Früh mit dem Projekt beschäftigen
Wurden von der öffentlichen Hand Bauprojekte ausgeschrieben, heißt es für Unternehmen schnell sein. Vom Tag der Bekanntmachung bis zur Abgabe der Unterlagen sind es oft nur vier Wochen. Bis zum Erhalt der Vergabeunterlagen kann zusätzlich Zeit verstreichen und falls Fragen aufkommen, müssen diese innerhalb der festgelegten Frist geklärt werden. Unternehmen sollten die ersten Tage nutzen und sorgfältig abwägen, ob sie die geforderten Leistungen in der vorgebenden Zeit zu einem fairen Preis liefern können.
Kann ein Betrieb die Anforderung nicht mit den personellen Ressourcen und der Infrastruktur erfüllen, ist es sinnvoller, auf eine Bewerbung zu verzichten. Das nächste öffentliche Bauvorhaben kann besser geeignet sein. Unternehmen, die ihre Kompetenzen und ihre Leistungsfähigkeit überschätzen, bei einem Zuschlag mit einem Verlust hervorgehen. Passt die Vergabe zum Unternehmen, muss das Unternehmen die Kosten berechnen und ein formgerechtes Angebot erstellen.
Mit dem ausformulierten und unterschriebenen Angebot sind alle geforderten Unterlagen, Referenzen und Nachweise zu übersenden. In der ersten Sichtung nach Ablauf der Frist werden die Angebote aussortiert, die nicht vollständig sind und nicht ordnungsgemäß übermittelt wurden. Eine überzeugende Bewerbung für eine öffentliche Ausschreibung ist mit viel Aufwand verbunden und da sollte ein Ausscheiden aufgrund formaler Fehler vermieden werden.
Öffentliche Ausschreibungen sind attraktiv
Die Bewerbung an einem öffentlichen Bauvorhaben kann von Unternehmen in jeder Größe erfolgen. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen können von Vergaben profitieren. Für den Bau eines Autobahnkreuzes können diese Unternehmen nicht die Kapazitäten stellen, aber für einen Teilabschnitt im gesamten Bauprojekt können Betriebe mit wenigen Beschäftigen überzeugen. Die Teilnahme an einem öffentlichen Bauvorhaben kann bei Erfolg sehr viel Prestige bringen und ist eine überzeugende Referenz für zukünftige Aufträge.
Außerdem ist die öffentliche Hand zuverlässig, wenn Rechnungen bezahlt werden. Die sichere Bezahlung ist für kleinere Betriebe von großer Bedeutung, da selten Rücklagen vorhanden sind, die einen Zahlungsverzug ausgleichen können. Wichtig ist, dass die Kalkulation des Angebots realistisch durchgerechnet wurde.