In einer Zeit, in der nur noch der Wandel Bestand hat, nehmen Projekte einen zunehmend größeren Stellenwert in Betrieben ein. Die Aufgaben, vor denen Unternehmen stehen, sind gewaltig, und Projektarbeit gilt als effizienteste Methode, um diese Herausforderungen zu bewältigen. Zogen Projekte im Jahre 2009 noch 29 Prozent der betrieblichen Arbeit auf sich, waren es 2013 schon 35 Prozent und obwohl neuere Daten fehlen, kann man davon ausgehen, dass die Tendenz weiter steigend ist. Ob die Projekte gut laufen und mit befriedigenden Ergebnissen abgeschlossen werden, das hängt von verschiedenen Umständen ab. Wir zeigen, wie sich Projekte effektiv angehen lassen.
Inhaltsverzeichnis
Die richtige Projektmanagement-Software
Die Arbeitsumgebung ist in der Epoche der Industrie 4.0 digital. Digitale Anwendungen wie eine leistungsfähige Projektmanagement-Software sind für den Erfolg von Projekten entscheidend. Die Programme helfen Unternehmen bei der Planung, Organisation und Durchführung. Sie veranschaulichen mit bewährten Konzepten wie dem GANTT-Diagramm und der RACI-Matrix die Projektarbeit und ermöglichen das Monitoring für eine bessere Feinjustierung und um auch in kritischen Pfaden den Überblick zu behalten.
Eine gute Projektmanagement-Software sorgt für klare Zuständigkeiten und erleichtert die Kommunikation. Orientierung für den Produktvergleich vermittelt das magische Dreieck der Projektarbeit mit seinen Wechselbeziehungen zwischen Leistung, Zeit und Ressourcen. Der Anbieter InLoox beispielsweise bietet eine einheitliche Lösung für den gesamten Projektlebenszyklus – hier weiterlesen!
Agil oder traditionell?
Vor einem Projekt müssen sich Unternehmen entscheiden, ob sie für ihr Projekt auf agile oder traditionelle Managementmethoden setzen. Traditionelle Managementmethoden sind von ausgeprägten Hierarchien geprägt. Im Gegensatz dazu sind die Hierarchien in agilen Konzepten zur betrieblichen Arbeitsgestaltung flach. In traditionellen Managementmethoden steht das Ergebnis von vornherein fest (Wasserfall-Modell), während agile Konzepte mehr Raum für Veränderungen geben und offener für die während des Projekts gesammelten Erfahrungen sind. Hier haben Mitarbeiter mehr Möglichkeiten, sich einzubringen und Ideen zu äußern.
Grundsätzlich punkten agile Managementmethoden eher in Projekten mit Raum für Kreativität, während in Projekten mit festgelegten Anforderungen eher traditionelle Projektmethoden gewählt werden. Die Unternehmenskultur hat ebenfalls Auswirkungen auf die Frage, welche Vorgehensweise sich für die Projektarbeit am ehesten eignet. Viele Projekte sind von hybriden Modellen geprägt, in denen sich aus beiden Schulen für die „Beste aller Welten“ entschieden wird. Der Eklektizismus ist besser als sein Ruf.
Maßnahmen zum Teambuilding
Bei einem Projekt arbeitet das Team zeitlich begrenzt, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Alle sitzen in einem Boot und sind aufeinander angewiesen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass sich im Team die Kompetenzen wiederfinden, die für das Projekt gefordert sind. Nicht zu unterschätzen ist die menschliche Komponente. Das Team sollte zueinander passen, um eine gute, leistungsfördernde Stimmung herbeizuführen. Im Gegensatz dazu wäre nichts verheerender für den Erfolg von Projekten als dauernde Konflikte, die sich nicht lösen lassen.
Maßnahmen zum Teambuilding in Form von Events wie gemeinsame Kanu-Touren, Kegelabende oder der Besuch eines Freizeitparks fördern das Zusammengehörigkeitsgefühl. Regelmäßige Meetings, in denen sich jeder Teilnehmer einbringen kann, sorgen dafür, dass das Team besser arbeiten kann und mit seiner Motivation am Ball bleibt.
Klare Zuständigkeiten
Der Idealfall sieht so aus, dass jeder Teilnehmer zu jeder Zeit seine Zuständigkeiten kennt und immer weiß, was gerade zu tun ist. Ein eindeutiger Projektplan, auf dem anschaulich die Etappenziele veranschaulicht sind, ist dabei eine wichtige Weichenstellung. Um eine zielorientierte und motivierte Arbeit zu ermöglichen, sollten die Ergebnisse, die am Ende des Projekts stehen, auf eine anschauliche und attraktive Weise vorgestellt werden. Den Projektweg begleiten Zeitpläne, Zuordnungen von Mitarbeitern zu den Aufgaben und Meilensteine. To-do-Listen helfen bei der Arbeitsbewältigung weiter und Projektleiter müssen die Möglichkeit der Priorisierung haben, um bei Bedarf eingreifen zu können.
Was für ein Projekt ebenfalls wichtig ist
Bei der Aufstellung des Projektplans ist auf Vollständigkeit der Informationen zu achten, um Leerläufe zu vermeiden. Denselben Effekt bietet die Bereitstellung aller benötigten Ressourcen für die Unternehmung. Ebenso wichtig ist es, während des Projekts eine offene Kommunikation zwischen den Beteiligten zu ermöglichen, da nur so das Team in die Lage versetzt wird, flexibel auf Herausforderungen zu reagieren. Eine gründliche Dokumentation hilft dabei, Fehler zu identifizieren und für den weiteren Projektverlauf sowie für andere Projekte zu vermeiden. Zum Abschluss empfiehlt es sich, gemeinsam mit dem Team die Ergebnisse zu feiern, um allen Beteiligten die nötige Wertschätzung zukommen lassen, die sie zu weiteren Großtaten motiviert.