Eine exakte Zeiterfassung hat aus mehreren Gründen eine große Bedeutung. Neben der Transparenz und der Zeitersparnis in der Buchhaltung gibt es rechtliche Anforderungen bezüglich der Erfassung von Arbeitszeiten.
Moderne Zeiterfassungssysteme bieten eine Vielzahl an Funktionen und Vorteilen gegenüber einer klassischen Zeiterfassung. Software-Anwendungen erlauben es unter anderem, die Zeiterfassung genau auf die Abläufe in einem Unternehmen einzustellen. Weiterhin können die gesammelten Daten über Schnittstellen in anderen Anwendungen genutzt werden und die Abläufe im Betrieb optimieren.
Inhaltsverzeichnis
Warum ist Zeiterfassung wichtig?
Über eine genaue Erfassung der Arbeitszeiten wird sichergestellt, dass alle geleisteten Stunden korrekt abgerechnet werden. Arbeitgeber haben die volle Kontrolle darüber, dass die vereinbarte Arbeitszeit eingehalten wird. Gleichzeitig lassen sich Ressourcen für anstehende Aufgaben planen. Beschäftigte haben ihr Arbeitszeitkonto jederzeit im Blick. Regelarbeitszeit, Überstunden, Urlaub oder Freizeitausgleich werden übersichtlich aufgelistet. Eine Übersicht, die sich positiv auf die Work-Life-Balance auswirken kann. Neben den persönlichen Vorteilen ist die minutengenaue Erfassung der Arbeitszeit vom Gesetzgeber vorgegeben. Neben der Erfassung gibt es Regelungen zur Dokumentation und Speicherung vertraulicher Daten.
Projektmanagement
Die Planung von Projekten profitiert ebenfalls von einer detaillierten Zeiterfassung. Projektverantwortliche können den Fortschritt und die Kosten eines Projekts überwachen und steuern. Ressourcen können effizient eingesetzt und Engpässe früher erkannt werden.
Was kann die moderne Zeiterfassung leisten?
Digitale Lösungen bieten eine Vielzahl von Funktionen. Das beginnt bereits mit der reinen Zeiterfassung. Software-Anwendungen können über unterschiedliche Endgeräte genutzt werden. Der Desktop ist dafür ebenso geeignet wie das Notebook im Homeoffice oder das Smartphone auf der Baustelle. Unternehmen können mit einer geeigneten Anwendung alle Abteilungen im Betrieb ausstatten.
Von einer einfachen und intuitiven Bedienbarkeit profitieren alle Beschäftigten und sie reduziert die Fehlerquote durch eine falsche Nutzung. Flexibilität ist ein großer Vorteil. Alle Mitarbeiter haben ein eigenes Konto, auf das sie unabhängig vom Einsatzort zugreifen und ihre Arbeitszeit erfassen können. Die Arbeitszeitkonten können über Schnittstellen in bereits genutzte Systeme integriert werden.
Abläufe effizienter gestalten
In vielen kleinen und mittleren Unternehmen ist der aktuelle Personalmangel spürbar. Viele Beschäftigte sind durch ein hohes Arbeitspensum überlastet. Ein Zeiterfassungssystem kann hier für Abhilfe sorgen. Jeder Mitarbeiter trägt seinen Arbeitsbeginn und das Ende des Arbeitstages in das System ein. Die erfassten Daten können direkt an die Buchhaltung und die Lohnabrechnung übertragen und dort genutzt werden. Eine manuelle Erfassung der Daten und der damit verbundene Zeitaufwand entfallen. Die digitalen Daten können für die Übermittlung steuerlichen Aufwendungen genutzt werden.
Insgesamt wird der ganze Prozess schneller und ist weniger anfällig für Fehler. Die Beschäftigten in den entsprechenden Abteilungen werden entlastet. Unternehmen mit vielen Außeneinsätzen, wie sie für Handwerksbetriebe typisch sind, profitieren von einer straffen Terminplanung. Installateure müssen morgens nicht erst in den Betrieb kommen, sondern können zum Arbeitsbeginn direkt zum Einsatzort fahren und dort ihre Zeiten verbuchen. Die Arbeitszeit wird effizient genutzt und die Ausgaben für den Fuhrpark können gesenkt werden.
Elektronische Erfassung wird verpflichtend
Die gesetzliche Pflicht für die tägliche Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeit gibt es schon jetzt und gilt auch für die Vertrauensarbeitszeit. Je nach Unternehmensgröße gesteht der Gesetzgeber eine Übergangszeit zu, nach deren Ablauf entsprechende Systeme im Unternehmen integriert werden müssen.