Zeiterfassung: Pflichten und Anwendung

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Zeiterfassung ist mehr als nur ein Tool für Arbeitgeber, die Leistung ihrer Angestellten zu überprüfen. Sie hängt untrennbar mit dem Arbeitsrecht zusammen und ist gesetzlich relevant, wenn es darum geht, die Rechte von Arbeitnehmern zu schützen und zu beweisen, dass man sich als Unternehmen an sämtliche Vorgaben hält. Welche Gesetze und Vorgaben sind das und wie kann man sie durch moderne Zeiterfassung einhalten?

Warum wird die Arbeitszeit erfasst?

Es gibt zwei große Gründe, aus denen Zeiterfassung stattfindet. Einer begünstigt den Arbeitgeber, der andere den Arbeitnehmer. Unternehmen führen eine Zeiterfassung durch, um:

• zu überprüfen, dass die vereinbarte Leistung erbracht wird.
• zu beweisen, dass sich an die Arbeitszeitvorgaben des Arbeitsgesetzes gehalten wird.

Ein dritter, nicht unwichtiger Grund, ist die Mitarbeitermotivation. Insbesondere im Homeoffice, das seit Corona vermehrt vorkommt, haben viele Menschen Probleme, sich zur Arbeit zu motivieren, sich dabei nicht ablenken zu lassen, und die Arbeit in strikter Trennung vom Privatleben am Ende des Tages auch zu beenden. Dabei kann es hilfreich sein, durch Kontrolle der geleisteten Arbeitsstunden ein Gerüst zu bieten, an denen sich die Mitarbeiter orientieren können.

Die Zeiterfassung der Mitarbeiter von Papershift macht das einfach möglich. Sie ist digital und lässt sich ohne Probleme auch von Zuhause aufrufen, um sich dort in eine digitale Stechuhr ein- und auszutragen.

Gesetzliche Vorgaben der Zeiterfassung

Weisungsrecht

Der Arbeitgeber hat ein Weisungsrecht. Das besagt, dass es sein Recht ist, den Mitarbeitern vorzugeben, wann sie zu arbeiten haben. Nicht alle Unternehmen machen davon Gebrauch. Mit der sogenannten Vertrauensarbeitszeit dürfen die Angestellte selbst einteilen, wann sie die vereinbarte Leistung erbringen. Kontrollen sind dabei nicht üblich. Damit kann es aber bald vorbei sein.

Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs vs. Deutschland

Bereits in 2019 hat der Europäische Gerichtshof entschlossen, dass Arbeitgeber in Zukunft verpflichtet sein werden, Zeiterfassungssysteme einzuführen und damit die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter festzuhalten. Das ist kein Werkzeug der Überwachung, sondern ein Ansatz, der die Ausnutzung von Angestellten verhindern soll. Rund 50 % der Deutschen arbeiten regelmäßig zu viel, hat eine Studie von Compensation Partner in 2019 festgestellt. Im Durchschnitt sind das mindestens 3 Überstunden in der Woche.

Das soll dadurch verhindert werden, dass die Arbeitgeber genau festhalten und nachweisen müssen, wann Arbeit begonnen, unterbrochen und beendet wurde.

Theoretisch richtet sich die Anweisung des Gerichtshofs an alle europäischen Mitgliedsstaaten. Wie viele EU-übergreifende Gesetze dauert es aber, bis sie auch in den nationalen Gesetzen festgehalten werden. Bis dahin liegt die Vorgabe noch in einer Grauzone, an die sich nach der Argumentation viele Gerichte (noch) nicht gehalten werden muss, solange man sich an das deutsche Gesetz hält.

Viele Arbeitgeber warten deshalb noch auf ein finales Urteil der deutschen Gesetzgeber, darüber, ob wir uns an das Gesetz halten müssen oder nicht. Auch hier haben wir mit dem Arbeitszeitgesetz Vorgaben der Maximalarbeitszeiten, aber es besteht bisher noch keine explizite Verpflichtung der Arbeitgeber, diese auch eigenhändig durch ein geeignetes Zeiterfassungssystem nachzuweisen. Viele Juristen empfehlen aber, sich bereits jetzt auf das Urteil des Europäischen Gerichtshofes einzustellen und ein Zeiterfassungssystem einzuführen.

Wie soll die Arbeitszeit festgehalten werden?

Den Arbeitgebern ist selbst überlassen, welches System sie wählen, um die Zeiterfassung durchzuführen. Es muss anhand der gesammelten Daten nur klar ersichtlich sein, dass die Arbeitszeitgesetze eingehalten werden. Die modernste Lösung dafür ist ein digitales Zeiterfassungssystem wie das oben genannte Papershift. Die Software ist Teil eines umfassenden Angebotes an verschiedenen Unternehmungsführungstools, wie der Dienstplanerstellung und dem Aufgabenmanagement. Deshalb hat sie den besonderen Vorteil, mit diesen integrierbar zu sein und Daten miteinander auszutauschen, um ihre Funktionalitäten gegenseitig zu unterstützen.

In der Durchführung entspricht die Zeiterfassung einer regulären Stechuhr. Sie kann vor Ort auf einem Tablet oder auf erlaubten IP-Adressen auf den Computern der Mitarbeiter im Homeoffice aufgerufen werden. Hier gibt der Arbeiter eigenhändig an, wann er angefangen und aufgehört hat zu arbeiten. Die Daten werden automatisch gesammelt, zusammengestellt und gespeichert. Damit hat man lange Zugriff auf große Mengen an Daten, die man jederzeit nutzen kann, um Nachweise darüber zu erstellen, dass man sich an die Arbeitszeitvorgaben hält.

Fazit

Die Zeiterfassung dient uns als Arbeitgeber als Kontrollwerkzeug und als Arbeitnehmer der Absicherung, dass wir nicht zu viel arbeiten. Die Arbeitszeiten im Arbeitszeitgesetz sind Vorgaben, an die wir uns aus dem Gesundheitsschutz halten müssen. Leider werden sie häufig überzogen.

Um dem entgegenzuarbeiten, hat der Europäische Gerichtshof beschlossen, dass die Nachweise über Arbeitszeiten verpflichtend werden. Das Gesetz ist in Deutschland noch nicht vollständig angekommen. Es ist aber nur eine Frage der Zeit, bis jedes Unternehmen auch hier eine detaillierte Zeiterfassung wie die von Papershift durchführen muss, um die Gesetzestreue nachzuweisen.